Un catálogo de datos es un inventario de los activos de datos de una empresa, que permite a los usuarios encontrar rápidamente la información que necesitan.
Se ha convertido en un elemento central del proceso de gestión en las empresas, ya que, además de permitir que los usuarios accedan a los datos, garantiza la integridad y seguridad de la información.
Los procesos para construir y mantener un catálogo de datos incluyen:
- Identificación de los datos: la catalogación de datos puede usarse para identificar qué datos necesitan ser catalogados y cuáles son las fuentes de estos datos. Esto ayuda a garantizar que todos los datos relevantes sean catalogados y que los usuarios puedan acceder a ellos rápidamente.
- Estandarización: la catalogación de datos puede usarse para estandarizar la nomenclatura y la descripción de los datos para que todos puedan entenderlos. Esto ayuda a garantizar que los usuarios puedan comprender los datos y usarlos de manera más efectiva.
- Clasificación: la catalogación de datos puede usarse para clasificar los datos en categorías para facilitar la búsqueda y recuperación. Esto ayuda a garantizar que los usuarios puedan encontrar rápidamente la información que necesitan.
- Documentación: la catalogación de datos puede usarse para documentar los datos con información detallada, como definición, origen, formato, propietario, entre otros. Esto ayuda a garantizar que los usuarios puedan entender mejor los datos y contribuye a asegurar la integridad y seguridad de la información.
- Actualización: la catalogación de datos puede usarse para mantener el catálogo actualizado con los cambios en los datos. Esto ayuda a garantizar que los usuarios puedan acceder a la información más reciente.
Las ventajas de un catálogo de datos incluyen:
- Facilita la búsqueda y recuperación de datos: un catálogo de datos proporciona a los usuarios en toda la empresa un recurso centralizado y seguro mediante el cual pueden acceder a los datos rápidamente. Esto ayuda a mejorar la eficiencia y la productividad de los usuarios.
- Mejora la integridad y seguridad de la información: la descripción detallada de los datos en el catálogo permite que los usuarios entiendan mejor los datos y ayuda a garantizar la integridad y seguridad de la información.
- Promueve la colaboración entre TI y negocios: un catálogo de datos proporciona un enfoque completo basado en metadatos para la gobernanza de datos, facilitando la colaboración entre TI y negocios. Esto ayuda a garantizar que las políticas y prácticas de datos sean seguidas.
Para garantizar que el catálogo de datos esté siempre actualizado, la gobernanza de datos puede adoptar las siguientes prácticas:
- Responsabilidad: asignar la responsabilidad de mantener el catálogo de datos a un equipo o persona específica. Esto ayuda a garantizar que alguien sea responsable de mantener el catálogo actualizado.
- Procesos de actualización: establecer procesos claros para actualizar el catálogo de datos, incluyendo la frecuencia de actualización y las etapas necesarias para actualizar el catálogo. Esto ayuda a garantizar que el catálogo se actualice regularmente y que la información sea precisa.
- Automatización: usar herramientas de automatización para actualizar el catálogo de datos automáticamente siempre que haya cambios en los datos. Esto ayuda a garantizar que el catálogo esté siempre actualizado y reduce la necesidad de actualizaciones manuales.
- Monitoreo: monitorear el catálogo de datos regularmente para asegurar que la información esté actualizada y precisa. Esto ayuda a garantizar que el catálogo esté siempre actualizado y que la información sea precisa.
- Capacitación: proporcionar capacitación a los usuarios sobre cómo actualizar el catálogo de datos y la importancia de mantener el catálogo actualizado. Esto ayuda a garantizar que los usuarios comprendan la importancia de mantener el catálogo actualizado y sepan cómo hacerlo.
No todo es perfecto en el camino hacia la implementación efectiva de un catálogo de datos. A continuación, se presentan algunos de los principales desafíos que enfrentamos cuando estamos involucrados en una iniciativa como esta:
- Falta de estandarización: la falta de estandarización en la nomenclatura y descripción de los datos puede dificultar la catalogación y búsqueda de información.
- Falta de documentación: la falta de documentación detallada de los datos puede dificultar la comprensión de los usuarios sobre los datos y garantizar la integridad y seguridad de la información.
- Falta de actualización: la falta de actualización constante del catálogo de datos puede llevar a información desactualizada e imprecisa.
- Falta de colaboración: la falta de colaboración entre los equipos de TI y negocios puede dificultar la identificación de los datos relevantes y la gestión del catálogo de datos.
- Falta de capacitación: la falta de capacitación de los usuarios sobre cómo usar el catálogo de datos puede llevar a una subutilización o uso inadecuado del catálogo.
- Costo: la implementación de un catálogo de datos puede ser costosa, especialmente si es necesario adquirir herramientas de automatización.
Sugerimos que cada uno de estos desafíos se considere como un riesgo o requisito del proyecto y tenga una estrategia de tratamiento con planes de acción específicos. De esta forma, los recursos necesarios pueden ser contingenciados para la realización de los planes de acción.
